ANEXO SOBRE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Este Anexo sobre el tratamiento de datos personales (este “Anexo”) es parte integrante de los TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES PARA LA SUSCRIPCIÓN A LOS SERVICIOS SMU OS (los “T&C”), y aplicable a la Suscripción. Los términos capitalizados en este Anexo que no se encontraran definidos, tendrán el significado otorgado a estos en los T&C o en la Suscripción.

Este Anexo será aplicable únicamente en relación al eventual tratamiento de datos personales de residentes de la Unión Europea en el marco de la Suscripción. La Sociedad y el Cliente acuerdan:

  1. Objeto del encargo del tratamiento de datos personales

Mediante las cláusulas del presente Anexo se habilita a la Sociedad en su carácter de “ENCARGADO DEL TRATAMIENTO”, conforme lo dispuesto por el Reglamento, para tratar por cuenta del Cliente en su carácter de «RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO«, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio objeto del Contrato.

El tratamiento de datos personales consistirá en:

  • Gestión de servicios a empleados del Responsable del Tratamiento.

Completion of the processing activities to be carried out:

X

Recogida

X

Registro

X

Estructuración

X

Modificación

X

Conservación

X

Extracción

X

Consulta

X

Comunicación por transmisión

Difusión

X

Interconexión

Cotejo

X

Limitación

X

Supresión

X

Destrucción

Comunicación

Others:
…………………….

  1. Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, pone a disposición del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO la información que se describe a continuación:

• Datos de RR.HH.

FINALIDAD

CATEGORÍAS DE INTERESADOS

CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES

GESTIÓN DE LA RELACIÓN DE SERVICIOS A LOS EMPLEADOS

EMPLEADOS Y TRABAJADORES

Los necesarios para el CUMPLIMIENTO DE LOS SERVICIOS

  • Nombre y Apellidos
  • Datos de contacto e identificadores del empleado (nombre de la empresa/organización, puesto de trabajo, función, etc.)
  • Datos relacionados con los servicios prestados

 

 

 

  1. Duración

El presente Anexo tiene la misma duración que el Contrato. Una vez finalizado el Contrato, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá devolver al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, los datos personales y suprimir cualquier copia que se encuentre en su poder.

  1. Obligaciones del encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:

  1. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
  2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.
  3. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
  1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
  2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
  3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
  1. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
  1. La seudoanimización y el cifrado de datos personales.
  2. La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
  3. La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
  4. El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
  1. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.

El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sean aplicables, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

  1. Subcontratación.

Se autoriza al encargado a subcontratar con las empresas que realizan tareas de producción auxiliar para poder desarrollar los servicios contratados entre las partes. Las prestaciones que comporten los tratamientos siguientes:

  • Producción de los soportes
  • Tareas logísticas
  • Producción de aplicaciones informáticas de gestión

En cualquier caso, dentro de las políticas de privacidad, para Clientes, estarán actualizados los datos del subcontratado, contando como mínimo: con los datos sociales, contacto y tipo de servicio que desarrolla, en el siguiente enlace: https://os.starmeup.com/es/terminos-de-uso/

Para subcontratar con otras empresas, el encargado debe comunicarlo por escrito al responsable, identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo de 7 días.

El subcontratista, que también tiene la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

  1. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
  1. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
  1. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
  1. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
  1. Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

1. Acceso, rectificación, supresión y oposición

2. Limitación del tratamiento

3. Portabilidad de datos

4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo, al responsable del tratamiento, por correo electrónico a la dirección habitual de comunicación entre las partes. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá de los dos días laborables siguientes al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

  1. Derecho de información 

Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos. En cualquier caso, el Encargado será lo más transparente posible y tendrá publicadas sus políticas de privacidad para que sean de fácil acceso y consulta.

  1. Notificacón de violaciones de la seguridad de los datos

El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas, y a través del canal habitual de comunicación, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

Corresponde al responsable del tratamiento comunicar las violaciones de la seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos. Con los parámetros que se indican a continuación.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

  1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
  2. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
  3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
  4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

La notificación de las violaciones de seguridad a la autoridad de control o a los interesados corresponde al Responsable del tratamiento.

Corresponde al encargado del tratamiento comunicar en el menor tiempo posible las violaciones o brechas de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea expresamente designado por el responsable del tratamiento para ello y caso por caso. Siempre que el responsable del tratamiento estime que el encargado del tratamiento comunicará de forma más rápida y más detallada, a los interesados, la indicada brecha de seguridad. Esta circunstancia se dará en los casos que sea probable que la violación o brecha suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:

a) Explicar la naturaleza de la violación de datos.

b) Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.

c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.

d) Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

  1. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
  1. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
  1. Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
  1. Implantar las medidas de seguridad siguientes:

Las medidas de seguridad siguientes, de acuerdo con la evaluación de riesgos realizada por el encargado del tratamiento. Este análisis es revisado de forma regular:

TIPOLOGÍA DE RIESGO DE LOS DATOS PERSONALES

RIESGO

MEDIDAS DE CONTROL

INTEGRIDAD

Modificación o alteración de datos personales no intencionada

Segregación de funciones mediante perfiles de acceso

Controles de monitorización de amenazas en red

DISPONIBILIDAD

Pérdida o borrado no intencionado de datos personales

Copias de seguridad

Almacenamiento en ubicaciones diferentes

Capacidad de restaurar la disponibilidad

CONFIDENCIALIDAD

Acceso no autorizado a los datos personales

Mecanismos de control de acceso

Segmentación de la red

NO Cifrado

Encriptación

Seudonimización

Se ofuscan las copias de la base de datos productiva para los entornos de desarrollo, prueba y aceptación final del usuario (UAT)

OTROS

Resiliencia permanentes de los sistemas

Proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia

  1. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.

Para contactar con la entidad: privacy@starmeup.com 

  1. Destino de los datos

Destruir los datos, una vez cumplida la prestación de servicios, del contrato principal. Una vez destruidos, el encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del tratamiento.

No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

5. Obligaciones del responsable del tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento:

  1. Entregar al encargado los datos los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.
  1. Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
  1. Realizar las consultas previas que corresponda.
  1. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
  1. Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.